Las Naciones Unidas (en adelante, NU) y otras organizaciones
activas en el campo humanitario se han propuesto aumentar las
compras de bienes y servicios en los países en desarrollo, a
condición de que se cumplan sus requisitos de precio y calidad. Las
empresas más competentes que estén dispuestas a invertir los
recursos necesarios encontrarán buenas oportunidades en este
mercado.
Las empresas recién llegadas deberían estar preparadas a gastar
por lo menos 1% del valor de los contratos al preparar la
licitación, que debería seguir una estrategia bien definida y
basada en toda la información disponible, por ejemplo, sobre las
barreras de ingreso y las necesidades del mercado. La aplicación de
un enfoque metódico les permitirá sortear múltiples escollos.
Escoger un mercado y estudiarlo a fondo
No todos los organismos buscan los bienes o servicios que usted
comercializa, por lo que habrá que ajustar la oferta a la demanda.
También vale la pena dedicar tiempo a la búsqueda de mercados donde
la competencia sea menos intensa y haya más posibilidades de
implantarse.
La información sobre los requisitos de compra de las NU se
encuentra en la Guía General de Relaciones Comerciales para
Proveedores Potenciales de Bienes y Servicios, publicada por
la Oficina de Servicios Interinstitucionales de Adquisición (OSIA),
del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD).
También puede consultarse el sitio web de la OSIA, en la
dirección http://www.iapso.org
(haga clic en «Supplying the UN» y luego en «Publications»). La
Guía General ofrece datos básicos sobre las actividades y
requisitos de compras de todos los organismos de NU, inclusive las
señas de los compradores.
Para tener más detalles sobre las especificaciones de los
productos buscados hay que visitar los sitios web de los
departamentos de compras de cada organismo. Algunos disponen de
catálogos electrónicos que describen los productos adquiridos
habitualmente. El catálogo del UNICEF se encuentra en la dirección
http://www.supply.unicef.dk/Catalogue/cataloguehome.htm
Además, las oficinas locales de los organismos suelen ofrecer
copias impresas de dichos catálogos.
La publicación bimensual Development Business y su
sitio web también ofrecen información actualizada sobre
proyectos y programas específicos de distintas organizaciones (http://www.devbusiness.com).
Se trata de un servicio por suscripción, centrado en las compras
para proyectos financiados por el Banco Mundial y otros bancos
regionales, incluido el Banco Europeo para la Reconstrucción y el
Desarrollo. Los llamados a licitación para compras en gran escala o
contratos a largo plazo de los organismos de las NU también se
obtienen gratuitamente en el sitio web de la OSIA (hacer clic en
«Supplying the UN» y luego en «Procurement Notices»).
Para conocer más detalles sobre proyectos en países específicos,
consúltense los Marcos de Cooperación con Países (Country
Cooperation Frameworks) del PNUD (http://www.undp.org lista de
países).
Movilícese por su empresa
No deje de preparar una carpeta de presentación y de información
sobre sus productos. Por lo general, se incluye allí la experiencia
comercial y de exportación de la empresa, referencias de clientes y
una reseña de los productos ofrecidos.
Las situaciones de emergencia humanitaria, como las catástrofes
naturales, pueden ser impedimentos para el desarrollo normal de las
licitaciones. En tal caso, se suele recurrir a las empresas que ya
han demostrado su fiabilidad en otras operaciones. Además, es
frecuente que los pedidos de un valor inferior a US$ 30.000 sean
adjudicados por contratos negociados directamente por los
encargados de compras.
Para aumentar las posibilidades de éxito, se recomienda que el
vendedor se presente personalmente al comprador o experto técnico
que se ocupa de su producto en la división de compras del organismo
interesado. También puede tomar contacto con sus representantes a
nivel local (por ejemplo, en las oficinas del PNUD en el terreno).
Hay que mantener una presencia constante, entregando información
actualizada sobre los nuevos productos y actividades de la empresa,
respondiendo a toda duda o pregunta al respecto y pidiendo
información sobre las licitaciones futuras.
Conocer los procedimientos
Es importante que el vendedor comprenda cabalmente los
procedimientos y condiciones de compra de los organismos que le
interesen. El Grupo de Trabajo sobre Adquisiciones de Naciones
Unidas (IAPWG) ha fijado algunos criterios básicos para las compras
de las organizaciones del sistema. Junto con las Condiciones
Generales para la Compra de Bienes, estos criterios pueden
consultarse en línea, en la Guía General de Relaciones
Comerciales para Proveedores Potenciales de Bienes y
Servicios, publicada por la OSIA. Generalmente, el suministro
de bienes a NU está exento de impuestos y aranceles. A veces se
exige el depósito de una fianza de cumplimiento; el pago final
suele fijarse a 30 días de la recepción de los bienes.
Pocas organizaciones internacionales emiten cartas de crédito, y
también son pocas las que pagan por adelantado o hacen
transacciones por intermedio de terceros.
Inscripción en la Base de Datos Común de Proveedores de
las NU
Casi siempre, los organismos de ayuda internacional compran a
proveedores «preautorizados». Por tanto, es esencial inscribirse en
los registros de los distintos organismos, e informarse sobre los
requisitos y consecuencias de las ofertas. La Base de Datos Común
de Proveedores de las NU (UNCSD) es la puerta que abre acceso al
mercado de Naciones Unidas. Varios organismos del sistema de NU
recurren a la UNCSD cuando necesitan encontrar proveedores o
establecer las listas de participantes en las licitaciones. Para
figurar en la Base es necesario:
• Cumplimentar el formulario de inscripción (disponible en http://www.uncsd.org);
• Aceptar las Condiciones Generales de las NU;
• Demostrar que los productos o servicios ofrecidos cumplen los
requisitos del sistema;
• Demostrar la solvencia de la empresa, y
• Pagar una suscripción anual de US$ 100.
Inscripción en los organismos
Inscribirse en la Base de Datos Común no implica que la empresa
figurará en los registros de cada organismo del sistema. En otras
palabras, también tendrán que cumplir con la inscripción en los
organismos que le interesen.
Antes de inscribirse, los proveedores deberían comprender los
requisitos técnicos y especificaciones de cada organismo. Por
ejemplo, la Oficina del Alto Comisionado de las Naciones Unidas
para los Refugiados (UNHCR) sólo acepta las empresas con
experiencia verificable en la exportación y por lo menos de tres
años en el abastecimiento de los productos o servicios solicitados,
que cumplimenten el formulario de inscripción correspondiente y que
acepten las condiciones de la institución. También pueden tomarse
en consideración otros aspectos, como las garantías, la
disponibilidad de instalaciones de reparación y los resultados de
la inspección de los locales de la empresa.
Los formularios de inscripción figuran a veces en los sitios
web de los organismos (por ejemplo, http://www.un.org/Depts/ptd/regform.doc
de la División de Adquisiciones de las NU), y casi siempre pueden
obtenerse previa solicitud al servicio de compras respectivo.
Presentación de ofertas
Aunque la documentación de licitación difiere según los
procedimientos, hay algunos factores comunes que los proveedores no
deberían ignorar.
Dado que los motivos de descalificación son abundantes, habrá
que prestar una atención especial a los siguientes puntos:
• Dé siempre respuesta a las solicitudes de información o
propuestas que reciba de los organismos. Si éstas no le interesan,
o si no puede proponer una oferta, envíe sin demora una
explicación.
• Lea cuidadosamente los documentos de licitación.
• Estime el tiempo y el costo que necesitará la preparación y
presentación de la oferta.
• No se aparte de las condiciones comerciales y especificaciones
que figuren en el llamado a licitación (utilice el mismo lenguaje y
terminología).
• Prepare una cotización muy clara y exhaustiva.
• Envíe su oferta antes del plazo a la dirección de fax
indicada, señalando la persona encargada de la licitación.
• En caso de que se solicite, envíe muestras de los artículos
solicitados.
• Adjunte la documentación pertinente.
• Ponga de manifiesto que conoce a fondo el producto o servicio
solicitado.
En caso de dudas, no deje de solicitar por escrito aclaraciones
al comprador.
Sírvase de su red de apoyo comercial
Siempre conviene hacerse asesorar para la presentación de
ofertas, ya sea por las organizaciones de promoción del comercio,
representantes comerciales, autoridades nacionales de comercio,
misiones ante las Naciones Unidas y embajadas o consulados en los
países donde se encuentran la sede u oficinas locales de las
NU.
Estas personas y entidades pueden aportar una valiosa
información sobre futuras licitaciones y proyectos, y dar consejos
en cuanto a las ventajas comparativas en cada mercado. También
pueden estar presentes en la apertura de las ofertas, y transmitir
datos importantes al respecto.
En caso de no ganar la licitación, averigüe quién la obtuvo y
con arreglo a qué criterios. Casi nunca se obtiene un contrato en
la primera licitación. Sea como fuere, no deje de participar, a fin
de que los organismos humanitarios conozcan su empresa y los
productos que ofrece.
Cumplimiento del contrato
Es imprescindible cumplir rigurosamente los contratos obtenidos,
entregando los bienes solicitados en el plazo previsto, de
conformidad con las especificaciones y con arreglo a las
condiciones preestablecidas.
Una pequeña diferencia de calidad o un breve retraso en la
entrega puede ser determinante en cuanto a la utilidad que los
bienes o servicios tendrá para los beneficiarios. Estas
discrepancias también pueden incidir gravemente en las relaciones
con el organismo comprador.
En otras palabras, las posibilidades de obtener contratos
futuros se verán considerablemente reducidas.
Para más detalles sobre las posibilidades de acceder al
mercado humanitario, consulte a Catherine Taupiac, Asesora Regional
en Promoción Comercial del CCI (taupiac@intracen.org).