En quoi les documents électroniques peuvent-ils m’aider?

Les banques, les compagnies maritimes, les sociétés de transport et autres maillons de la chaîne d’approvisionnement souhaitent tous davantage de sécurité électronique et la normalisation des documents commerciaux électroniques. Certains organismes ont pris l’initiative et ont mis en service des systèmes électroniques il y a déjà plusieurs années. Les compagnies maritimes internationales sont probablement à l’avant-garde dans ce domaine. Un certain nombre de transporteurs maritimes sont dotés de systèmes entièrement intégrés qui contrôlent électroniquement les réservations de fret reçues du négociant, mettent automatiquement les conteneurs en circulation à l’origine, envoient des avis d’expédition électroniques et délivrent des connaissements électroniques lorsque la cargaison est chargée sur leurs navires, suivent les conteneurs du transporteur dans tous les ports de transbordement, préparent et envoient des avis d’arrivée au récepteur de la cargaison au port de déchargement – sans oublier l’émission et le recouvrement des factures de fret.

Pour le négociant, incorporer de telles plates-formes électroniques présente des avantages immédiats. Elles offrent visibilité, précision, prévisibilité, sécurité et efficacité du personnel, réduisent les délais de présentation des L/C et assurent une rotation plus rapide des capitaux. Pour nombre de vendeurs, le délai entre l’embarquement effectif, l’exécution de l’expédition physique, le traitement des documents par le circuit bancaire et la réception des fonds, peut aller jusqu’à 15–25 jours. En introduisant un système électronique sans papier, ces délais peuvent être considérablement réduits.

Malheureusement, si certains intervenants de la chaîne d’approvisionnement prennent à ce stade les mesures qui s’imposent, ce n’est pas le cas de tous. Pour revenir à l’exemple du coton du Malawi exporté en Chine, on peut comprendre qu’au regard des déplacements d’un pays à l’autre le long de la chaîne à un autre il soit pratiquement impossible de normaliser les formalités en douane et les transactions sans papier. Les pays d’Afrique sub-saharienne s’efforcent constamment d’uniformiser les procédures douanières pour les rendre plus efficaces, mais chaque poste frontière présente ses propres particularités et les procédures sont encore loin d’être totalement transparentes.

D’autres continents connaissent les mêmes problèmes, et il reste beaucoup à faire pour assurer la stabilité dans ces régions afin d’éviter l’encombrement des ports, les lock-out et les troubles politiques. Récemment, à cause de l’engorgement massif du port de Chittagong, au Bangladesh, la plupart des opérations de transbordement ont appliqué des surcharges d’encombrement de port pour les cargaisons entrant au port, car jusqu’à 12 navires stationnaient à l’extérieur du port plus de 7 jours en attendant de pouvoir accoster. Aussi performants que soient les systèmes électroniques, la menace existe toujours que des facteurs externes viennent perturber la circulation des cargaisons et des documents.