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    Les lettres de crédit à l'exportation

     

     
     
    Huit mesures pour éviter les erreurs
    © Centre du commerce international, Forum du commerce international - No. 4/1999

    Les erreurs relatives aux lettres de crédit représentent un problème courant pour les sociétés impliquées dans les échanges internationaux. Les huit mesures examinées dans cet article peuvent aider les entreprises à diminuer les inexactitudes dans la documentation liée aux lettres de crédit, facilitant ainsi le processus de paiement.

    Nombreux sont les exportateurs qui commettent des erreurs lors de la préparation des documents requis dans la lettre de crédit. Qu'ils soient fabricants ou commerçants, qu'il s'agisse de débutants ou de firmes expérimentées, de petites ou de grandes sociétés, situées dans des pays en développement ou dans le monde industrialisé, tous tendent à répéter les mêmes fautes.

    Le paiement est sujet à certaines conditions. Des irrégularités dans la documentation signifient le non-respect des engagements, ce qui entraîne le refus du paiement. Les enquêtes laissent comprendre que les lettres de crédit sont souvent refusées pour cause d'irrégularités. Le paiement est ainsi refusé ou repoussé.

    Une documentation défectueuse représente donc le risque majeur du système de paiement par lettre de crédit - un autre risque étant la documentation frauduleuse. Par ailleurs, la lettre de crédit constitue un moyen sûr contre les risques commerciaux si elle est irrévocable, et contre les risques politiques si elle est confirmée.

    Les entreprises devraient s'efforcer de présenter une documentation impeccable. Cela devrait même faire partie de la politique de la maison par le biais d'une stratégie destinée à éliminer toute erreur avant la présentation de la lettre de crédit. Nous vous exposons ci-dessous huit mesures pour aider les entreprises dans cette voie.

    Mesure No 1: s'organiser en vue de l'exportation

    Une organisation appropriée et une répartition des tâches au sein de l'entreprise constituent les premières démarches visant à produire une documentation adéquate. Les erreurs sont le résultat d'un manque d'organisation et d'une équipe mal formée.

    La création de services spécialisés dans la commercialisation et dans l'administration à l'exportation peut apporter une solution. La répartition des tâches impliquera la coordination et la coopération entre ces services. Une documentation libre d'erreurs résulte du travail conjoint de ces deux départements.

    Les tâches désignées sont, pour le service de commercialisation à l'exportation, d'obtenir les lettres de crédit et, pour le département de l'administration, de satisfaire les conditions exigées par la lettre. Cependant, le service administratif devrait d'abord approuver la lettre de crédit, de manière à s'assurer de pouvoir y répondre. Le service commercial devrait à son tour vérifier que la lettre est acceptable et que ses conditions peuvent être assumées économiquement. Le service administratif devrait ensuite garantir l'observation des engagements et des délais, ce qui assoit la crédibilité de la maison face aux acheteurs. Cela apportera ainsi des répercussions positives au service commercial et l'aidera à obtenir d'autres lettres de crédit.

    Mesure No 2: négocier les conditions de la lettre de crédit dans le contrat

    La définition des termes et conditions de la lettre de crédit intervient lors de la négociation du contrat de vente, et ils devraient y être stipulés par écrit. La négociation du contrat est une étape cruciale facilitant l'observation des engagements. Si vous vous contentez de demander une lettre de crédit, vous risquez de recevoir ce document muni de conditions inapplicables pour vous.

    Lors de la négociation des termes de la lettre de crédit, votre entreprise doit donc appliquer une politique conçue pour offrir ou accepter des conditions qui conviennent à sa capacité et à ses besoins. Par exemple, ne vous engagez pas avec une règle Incoterm comme DDP (rendu droits acquittés) - ce qui signifie que l'exportateur accomplit les formalités douanières du pays de l'acheteur -, si vous n'êtes pas capable de remplir cette clause.

    Dans la mesure du possible, essayez de négocier des délais raisonnables et des termes flexibles, comme, pour la livraison de la marchandise, «n'importe quel port de destination» au lieu d'un port déterminé. La flexibilité facilite l'exécution des obligations.

    Une fois que votre entreprise a défini sa politique, elle peut confier la négociation des lettres de crédit à son service de commercialisation à l'exportation. Si cette tâche est bien menée, cela rendra l'exécution de la part du service de l'administration à l'exportation plus aisée et ponctuelle.

    Mesure No 3: étudier la lettre de crédit

    Il faut examiner soigneusement la lettre de crédit pour en déterminer la conformité avec le contrat de vente et vérifier que tout soit clairement stipulé. À cette fin, il convient de savoir quand l'amender ou la rejeter, on peut le faire au moyen d'une liste de contrôle. Une lettre de crédit correctement établie impliquera une exécution correcte; une lettre défectueuse, une exécution non conforme.

    Le service chargé de l'exportation se doit d'étudier ce document, quitte à demander l'aide du département commercial, pour y apporter les amendements nécessaires et prendre contact avec l'acheteur ou la banque qui l'a émise.

    Mesure No 4: planifier l'exécution des obligations

    Une planification appropriée est nécessaire à la bonne exécution des engagements, c'est-à-dire qu'il faut préparer les produits et les documents stipulés, et prévoir leur expédition et leur présentation dans les délais.

    Cela représente une étape cruciale, que le service de l'administration à l'exportation doit être apte à assumer. Son directeur doit être compétent; il devrait posséder la capacité d'organiser et de coordonner les activités nécessaires à la planification; il devrait être en mesure de gérer des ressources telles qu'un financement adéquat, une équipe bien formée, une technologie et des procédures efficaces.

    Mesure No 5: détecter les erreurs les plus courantes dans la préparation des documents

    Au moment de préparer la documentation, assurez-vous de posséder une équipe compétente et une technologie performante. N'hésitez pas à parcourir la liste ci-contre pour rectifier et éviter les erreurs les plus courantes. Cette liste se base sur des enquêtes et une étude approfondie des Règles et usances uniformes relatives au crédit documentaire (RUU 500), publiées par la Chambre de commerce internationale (voir en particulier les art. 20 et 21).

    Mesure No 6: réviser les documents avant de les présenter

    Malgré tous vos efforts pour constituer une documentation sans faille, quelques erreurs peuvent rester; il faut les dénicher et les éliminer par un examen attentif.

    Vérifier l'exactitude des documents à l'aide d'une liste de contrôle comme celle suggérée en page 15. Cette liste doit tenir compte des exigences des RUU 500.

    Dates et signatures

    Soyez particulièrement attentifs aux dates (surtout celles figurant sur le certificat d'inspection et sur le document d'assurance), aux signatures (spécialement celles apposées sur le document de transport), ainsi qu'à l'authenticité des documents et à leur cohérence. La date d'exécution du contrat doit figurer. Si la lettre de crédit spécifie que certains documents doivent être signés, la signature doit alors s'y trouver. De plus, elle doit être de la main de la personne responsable, apposée selon la procédure requise et au bon endroit.

    Encore une fois, les documents doivent être complets, cohérents les uns par rapport aux autres et conformes à ce que stipulent la lettre de crédit et les dispositions des RUU 500. Pour vérifier la cohérence, n'hésitez pas à vous servir d'une liste de contrôle. Tout document original requis par la lettre doit l'être (voir les commentaires de la Chambre de commerce internationale sur l'art. 20b si nécessaire). Respectez donc rigoureusement les exigences de la lettre et des conditions des RUU 500, car l'inspecteur de la banque s'y tiendra strictement au moment d'examiner les documents.

    Mieux vaut prévenir et éliminer une erreur avant la présentation des documents plutôt que de la rectifier après coup, voire de vous retrouver plus tard à justifier un manquement que vous aviez considéré comme insignifiant. En effet, il est préférable de compter avec un dossier impeccable, plutôt qu'avec le bon vouloir de l'inspecteur de la banque ou de l'acheteur. Contrairement à ce que vous pensez, la banque, ainsi que l'acheteur, pourrait ne pas laisser passer une lacune qui vous a semblé sans importance.

    Mesure No 7: présenter les documents opportunément

    Veillez à présenter le dossier dans les délais exigés, au bon endroit et, bien entendu, en tenant compte de l'horaire des banques. En effet, n'oubliez pas qu'une bonne gestion du temps signifie une bonne exécution des obligations.

    Mesure No 8: effectuer un suivi régulier

    Un suivi strict est indispensable à la bonne exécution d'un contrat. Agissez dès que les opérations ne sont plus conformes. Si vous craignez un retard imprévu dans vos engagements liés à la lettre de crédit, sollicitez de l'amender et de prolonger les délais. Dès que vous remarquez un problème dans l'exécution du contrat, avisez-en l'acheteur.

    Les services de la commercialisation et de l'administration à l'exportation devraient s'organiser en vue de l'exécution des tâches du contrat.

    En conclusion, une documentation dûment établie améliore le flux des liquidités.


    Les lettres de crédit à l'exportation - Dix erreurs courantes

    1. Le calendrier n'est pas respecté: par exemple l'expédition, ou la présentation des documents, est retardée.

    2. Les documents stipulés dans la lettre ne sont pas préparés conformément, mis à part le document de transport, le document d'assurance et la facture.

    3. Les certificats, d'origine par exemple ou d'inspection, ne sont pas signés.

    4. La description des marchandises sur la facture ne correspond pas à celle de la lettre de crédit.

    5. Les documents à ordre ne sont pas correctement endossés.

    6. Les traites et lettres de change ne sont pas présentées conformément à ce que prévoit la lettre de crédit, ou alors elles ne sont pas correctement virées.

    7. Le document d'assurance est daté postérieurement à la date d'expédition, ou bien la couverture de risques n'est pas celle spécifiée par la lettre: le type de risques, l'étendue de la couverture ou la monnaie du montant assuré ne concordent pas avec ce qui est écrit dans la lettre de crédit.

    8. Le document de transport n'est pas signé selon les RUU 500, ou n'est pas établi conformément à la lettre de crédit.

    9. Les documents n'ont pas de cohérence entre eux.

    10. Le type et le numéro des documents requis et de leur copie ne sont pas identiques à ceux stipulés dans la lettre de crédit.


    Liste de contrôle pour les documents requis dans les lettres de crédit

    * Le document de transport. Indique-t-il la date de l'expédition? Est-il signé? Porte-t-il le nom du transporteur au recto? Est-il net et fret payé selon les termes de la lettre de crédit? Indique-t-il la date de chargement selon les RUU 500? Les ports d'embarquement et de déchargement sont-ils les mêmes que stipulé dans la lettre de crédit? Le type document utilisé est-il le bon? Ainsi, ce ne devrait pas être un connaissement de charte-partie si un tel document n'est pas exigé par la lettre de crédit. Si le document de transport est un connaissement pour conteneur maritime, conformément à la lettre de crédit, vérifiez qu'il indique le numéro des conteneurs et que le poids total ne dépasse pas la capacité totale des conteneurs: en effet, l'inspecteur bancaire pourrait douter de l'authenticité du document. Assurez-vous qu'il n'y aura pas de transbordement ou d'embarquements partiels s'ils sont interdits par la lettre.

    * La facture. La description des marchandises qui figure sur la facture commerciale correspond-elle à celle de la lettre de crédit? La facture est-elle exécutée au nom de l'acheteur comme stipulé dans la lettre? Indique-t-elle le montant, la quantité, les prix et frais selon les termes de la lettre de crédit ou les limites imposées par les RUU 500? Le nombre de copies correspond-il à celui spécifié dans la lettre?

    * Le document d'assurance. S'agit-il du document dûment exigé par la lettre de crédit ou en conformité avec les RUU 500? Couvre-t-il tous les risques spécifiés dès la date d'expédition? Le montant et la monnaie correspondent-ils à ceux cités dans la lettre de crédit? Le document est-il signé et endossé?

    * La liste de colisage. Concorde-t-elle avec celle de la lettre de crédit? Est-elle en accord avec les autres documents, comme la facture commerciale par exemple?

    * Les signatures. Tous les certificats exigés dans la lettre de crédit sont-ils signés? Sont-ils légalisés selon les termes spécifiés? Les modifications ou additions ont-elles été authentifiées?

    * La lettre de change. Cette pièce est-elle incluse dans le dossier selon les exigences de la lettre de crédit? La lettre de change est-elle dûment tirée, signée et endossée? Le montant est-il conforme à la facture commerciale?

    * La présentation. Quel est le délai de présentation du dossier? Tenez-vous ce délai? Rappelez-vous que, si la lettre de crédit n'en fait pas mention, la présentation doit se faire selon les conditions des RUU 500 (c'est-à-dire dans les 21 jours qui suivent la date d'expédition), mais avant la date d'expiration de la lettre.

    Ravi Mehta est journaliste spécialisé dans le commerce, notamment les lettres de crédit, et membre de la direction d'une banque indienne; il réside aux États-Unis. On peut le joindre à l'adresse: aea16@hotmail.com


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